Extraído de Revista ABRATI ejemplar de setiembre de 2007 y que lleva como título: UTIL - CERTIFICACION ISO UN PREMIO A LA CALIDAD.
24 DE AGOSTO, 13H30
El pasajero se presenta en la Rodoviaria Novo Río, a la espera del ómnibus de las 14h15 para Belo Horizonte. En la sala VIP de la empresa UTIL, él se informa sobre el tiempo de duración del viaje y telefonea a alguien en la capital minera a fin de comunicar su horario de llegada.
Mientras tanto, toma un café o lee el diario, no imagina que su viaje comenzó a ser preparado cerca de 50 días antes, cuando el Grupo de Operaciones de la Empresa se reunió en Juiz de Fora para realizar la primera etapa del Planeamiento Operacional.
26 DE JUNIO, 9H30
Aquí fue el comienzo verdadero del viaje de aquel pasajero en el horario de las 14h15 del día 24 de agosto. Muñido de datos estadísticos del mes de junio del año anterior, consultados on line, y usando matrices para cada línea de la empresa, el personal del Grupo de Operaciones se aplica sobre números, calendarios de eventos deportivos o culturales, tendencias de movimiento, ocurrencia o no de feriados y otros factores que puedan influenciar la demanda.
Son considerados ajustes de horarios, definición de abertura de horarios extras, evaluación de factores concurrentes y muchos otros aspectos. A partir de los análisis, son hechas las previsiones de horarios que serán realizados en agosto de 2007. La reunión dura cerca de 3 horas.
26 DE JUNIO 14H
Todavía en el mismo día comienza la fase de preparación de los cuadernos operacionales. El Asistente de Operaciones es el responsable por la coordinación de ese trabajo y por la compilación de los datos. Revisa cada planilla, hace los ajustes recomendados, confiere cálculos y al final tiene en las manos la versión de lo que será la base de la operación en aquel mes. Enseguida libera la producción de los ejemplares que serán encaminados a cada sector y al Control del Sistema de Ventas.
El Sistema de Reserva y Venta de Pasajes es entonces alimentado con todos los datos, para que 30 días antes de la fecha prevista para el viaje los lugares ya sean colocados a la venta.
22 DE AGOSTO, 9H
El Gerente de Operaciones, prepara la operación del fin de semana que se aproxima. Consulta al sistema de ventas, verifica cuales horarios ya están abiertos en cada una de las líneas, constata si hay necesidad de abertura de horarios extras y confiere la programación definida por el Grupo de Operaciones. Si todavía hay horarios previstos y no abiertos, prevee la liberación para la venta, ajustando la oferta a la demanda. Calcula la cantidad de vehículos necesarios para la operación hasta aquel momento y estima en cuanto todavía podrá ser exigido.
Contactos son hechos con el Departamento de Mantenimiento para agilizar las revisiones preventivas y para informarse sobre las previsiones de liberación de vehículos todavía parados para reparación. El objetivo es que no haya ningún vehículo inoperante en el período.
23 DE AGOSTO, 8H
Luego de esto, los responsables por cada agencia hacen el control rutinario de la ocupación de cada horario, evaluando la necesidad de más horarios, de acuerdo con la demanda registrada a cada momento. El sistema totalmente integrado y el registro en tiempo real de cada venta posibilitan la constante adecuación de la oferta.
23 DE AGOSTO, 16H
En el parque de mantenimiento, en Juiz de Fora, en la víspera del día que tomamos para referencia, el Gerente de Mantenimiento, agiliza los trabajos para liberar tres vehículos en la estación de mantenimiento más pesado: dos de ellos pasando por revisiones de rutina, previamente agendadas, y el tercero, recibiendo una intervención correctiva y de ajuste de la puerta de ascenso. Los trabajos transcurren de forma ordenada y tranquila: las operaciones se procesan de manera simultánea, con equipos de electricidad, mecánica y montaje estructural, actuando en cada vehículo. La meta es siempre que no haya vehículos parados. Cada intervención es registrada en el sistema informatizado de control de mantenimiento para el control de la historia del vehículo y para anotación de los costos.
23 DE AGOSTO, 17H
Al final de la tarde, en el garage de Río de Janeiro, el equipo de tráfico esta a las vueltas de la programación de la planilla de viajes para el día 24. Verifica el sistema de gestión de tráfico, acompaña los horarios ya abiertos e identifica los profesionales disponibles para viajar al día siguiente. A medida que los horarios van siendo definidos con el número de vehículo y el nombre del Conductor, los datos son lanzados al sistema y ya están disponibles para todas las agencias, que están totalmente interligadas. Conductores son avisados de su escala y preparados para que se presenten en los garajes de origen al tiempo de asumir sus funciones.
24 AGOSTO, 9H
Llega el día 24 de agosto. En la sala de la Directoria, paneles de LCD muestran no solo el cuadro de partidas y la ocupación de cada horario de toda la empresa, también imágenes en tiempo real de las principales billeterias de la empresa, facilitando la visualización del movimiento y el ajuste necesario de cada línea. Nuevos horarios son solicitados y la Gerencia de Operaciones es accionada para verificar la disponibilidad de equipamientos y tripulación. La rutina es diaria, y la responsabilidad del acompañamiento de desempeño es de cada coordinador de los grupos de líneas. Al mismo tiempo, el equipo de Tráfico en Río de Janeiro monitorea, a través de GPS, la localización de los vehículos, el transcurso de los viajes y el stock de vehículos en los diversos garajes. Esa operación permite evaluar las previsiones de llegadas y con ellas alimentar las escalas de partidas en cada local.
24 DE AGOSTO, 14H
De vuelta al punto en donde comenzamos. En el Terminal Novo Río, el vehículo estaciona en la plataforma, los auxiliares de la agencia alimentan el panel electrónico del vehículo con las informaciones de horario y destino, y el Conductor inicia el embarque. En 15 minutos todos los pasajeros están a bordo, debidamente identificados, con el equipaje embarcado y etiquetado, y el viaje se inicia. Serán 438 kilómetros hasta Bello Horizonte, con llegada prevista para las 20h45. En el medio del trayecto, habrá una parada de 15 minutos en un Restaurante en Juiz de Fora, para el descanso y merienda. Mientras tanto, en Río de Janeiro, prosigue la operación rutinaria de ajustes al Planeamiento Operacional. A cada 10 minutos el sistema informatizado de tráfico recibe informaciones del Sistema de Reserva y Venta de Pasajes, actualizando la ocupación y la abertura de nuevos horarios. Con esos datos el proceso de locación de vehículos y Conductores es revisado y comienza a ser divulgado por los tráficos.
24 DE AGOSTO, 20H55
El día termina. En el Terminal Rodoviario de Belo Horizonte, el ómnibus de UTIL estaciona en la plataforma de desembarque, después de 6h50 de un viaje tranquilo. Los pasajeros desembarcan, reciben sus maletas y el Conductor sigue con el vehículo para el garage. Va a descansar hasta la próxima jornada, del día siguiente. El vehículo es revisado, lavado, abastecido y ya es colocado en orden de salida: seguirá todavía en esa noche para Cabo Frío, en el horario de las 00h45, completando otra parte de aquel planeamiento iniciado en junio.
…Y LA HISTORIA CONTINUA
…día tras día, en una secuencia de acciones encadenadas y coordinadas, haciendo que el engranaje nunca pare: 24 horas por día, siete días por semana, con 192 ómnibus y 750 profesionales en actividad constante para cumplir las metas de la empresa y garantizar la satisfacción de los clientes.
El pasajero se presenta en la Rodoviaria Novo Río, a la espera del ómnibus de las 14h15 para Belo Horizonte. En la sala VIP de la empresa UTIL, él se informa sobre el tiempo de duración del viaje y telefonea a alguien en la capital minera a fin de comunicar su horario de llegada.
Mientras tanto, toma un café o lee el diario, no imagina que su viaje comenzó a ser preparado cerca de 50 días antes, cuando el Grupo de Operaciones de la Empresa se reunió en Juiz de Fora para realizar la primera etapa del Planeamiento Operacional.
26 DE JUNIO, 9H30
Aquí fue el comienzo verdadero del viaje de aquel pasajero en el horario de las 14h15 del día 24 de agosto. Muñido de datos estadísticos del mes de junio del año anterior, consultados on line, y usando matrices para cada línea de la empresa, el personal del Grupo de Operaciones se aplica sobre números, calendarios de eventos deportivos o culturales, tendencias de movimiento, ocurrencia o no de feriados y otros factores que puedan influenciar la demanda.
Son considerados ajustes de horarios, definición de abertura de horarios extras, evaluación de factores concurrentes y muchos otros aspectos. A partir de los análisis, son hechas las previsiones de horarios que serán realizados en agosto de 2007. La reunión dura cerca de 3 horas.
26 DE JUNIO 14H
Todavía en el mismo día comienza la fase de preparación de los cuadernos operacionales. El Asistente de Operaciones es el responsable por la coordinación de ese trabajo y por la compilación de los datos. Revisa cada planilla, hace los ajustes recomendados, confiere cálculos y al final tiene en las manos la versión de lo que será la base de la operación en aquel mes. Enseguida libera la producción de los ejemplares que serán encaminados a cada sector y al Control del Sistema de Ventas.
El Sistema de Reserva y Venta de Pasajes es entonces alimentado con todos los datos, para que 30 días antes de la fecha prevista para el viaje los lugares ya sean colocados a la venta.
22 DE AGOSTO, 9H
El Gerente de Operaciones, prepara la operación del fin de semana que se aproxima. Consulta al sistema de ventas, verifica cuales horarios ya están abiertos en cada una de las líneas, constata si hay necesidad de abertura de horarios extras y confiere la programación definida por el Grupo de Operaciones. Si todavía hay horarios previstos y no abiertos, prevee la liberación para la venta, ajustando la oferta a la demanda. Calcula la cantidad de vehículos necesarios para la operación hasta aquel momento y estima en cuanto todavía podrá ser exigido.
Contactos son hechos con el Departamento de Mantenimiento para agilizar las revisiones preventivas y para informarse sobre las previsiones de liberación de vehículos todavía parados para reparación. El objetivo es que no haya ningún vehículo inoperante en el período.
23 DE AGOSTO, 8H
Luego de esto, los responsables por cada agencia hacen el control rutinario de la ocupación de cada horario, evaluando la necesidad de más horarios, de acuerdo con la demanda registrada a cada momento. El sistema totalmente integrado y el registro en tiempo real de cada venta posibilitan la constante adecuación de la oferta.
23 DE AGOSTO, 16H
En el parque de mantenimiento, en Juiz de Fora, en la víspera del día que tomamos para referencia, el Gerente de Mantenimiento, agiliza los trabajos para liberar tres vehículos en la estación de mantenimiento más pesado: dos de ellos pasando por revisiones de rutina, previamente agendadas, y el tercero, recibiendo una intervención correctiva y de ajuste de la puerta de ascenso. Los trabajos transcurren de forma ordenada y tranquila: las operaciones se procesan de manera simultánea, con equipos de electricidad, mecánica y montaje estructural, actuando en cada vehículo. La meta es siempre que no haya vehículos parados. Cada intervención es registrada en el sistema informatizado de control de mantenimiento para el control de la historia del vehículo y para anotación de los costos.
23 DE AGOSTO, 17H
Al final de la tarde, en el garage de Río de Janeiro, el equipo de tráfico esta a las vueltas de la programación de la planilla de viajes para el día 24. Verifica el sistema de gestión de tráfico, acompaña los horarios ya abiertos e identifica los profesionales disponibles para viajar al día siguiente. A medida que los horarios van siendo definidos con el número de vehículo y el nombre del Conductor, los datos son lanzados al sistema y ya están disponibles para todas las agencias, que están totalmente interligadas. Conductores son avisados de su escala y preparados para que se presenten en los garajes de origen al tiempo de asumir sus funciones.
24 AGOSTO, 9H
Llega el día 24 de agosto. En la sala de la Directoria, paneles de LCD muestran no solo el cuadro de partidas y la ocupación de cada horario de toda la empresa, también imágenes en tiempo real de las principales billeterias de la empresa, facilitando la visualización del movimiento y el ajuste necesario de cada línea. Nuevos horarios son solicitados y la Gerencia de Operaciones es accionada para verificar la disponibilidad de equipamientos y tripulación. La rutina es diaria, y la responsabilidad del acompañamiento de desempeño es de cada coordinador de los grupos de líneas. Al mismo tiempo, el equipo de Tráfico en Río de Janeiro monitorea, a través de GPS, la localización de los vehículos, el transcurso de los viajes y el stock de vehículos en los diversos garajes. Esa operación permite evaluar las previsiones de llegadas y con ellas alimentar las escalas de partidas en cada local.
24 DE AGOSTO, 14H
De vuelta al punto en donde comenzamos. En el Terminal Novo Río, el vehículo estaciona en la plataforma, los auxiliares de la agencia alimentan el panel electrónico del vehículo con las informaciones de horario y destino, y el Conductor inicia el embarque. En 15 minutos todos los pasajeros están a bordo, debidamente identificados, con el equipaje embarcado y etiquetado, y el viaje se inicia. Serán 438 kilómetros hasta Bello Horizonte, con llegada prevista para las 20h45. En el medio del trayecto, habrá una parada de 15 minutos en un Restaurante en Juiz de Fora, para el descanso y merienda. Mientras tanto, en Río de Janeiro, prosigue la operación rutinaria de ajustes al Planeamiento Operacional. A cada 10 minutos el sistema informatizado de tráfico recibe informaciones del Sistema de Reserva y Venta de Pasajes, actualizando la ocupación y la abertura de nuevos horarios. Con esos datos el proceso de locación de vehículos y Conductores es revisado y comienza a ser divulgado por los tráficos.
24 DE AGOSTO, 20H55
El día termina. En el Terminal Rodoviario de Belo Horizonte, el ómnibus de UTIL estaciona en la plataforma de desembarque, después de 6h50 de un viaje tranquilo. Los pasajeros desembarcan, reciben sus maletas y el Conductor sigue con el vehículo para el garage. Va a descansar hasta la próxima jornada, del día siguiente. El vehículo es revisado, lavado, abastecido y ya es colocado en orden de salida: seguirá todavía en esa noche para Cabo Frío, en el horario de las 00h45, completando otra parte de aquel planeamiento iniciado en junio.
…Y LA HISTORIA CONTINUA
…día tras día, en una secuencia de acciones encadenadas y coordinadas, haciendo que el engranaje nunca pare: 24 horas por día, siete días por semana, con 192 ómnibus y 750 profesionales en actividad constante para cumplir las metas de la empresa y garantizar la satisfacción de los clientes.
UTIL en números
Funcionarios --- 750
Flota total --- 192
Pasajeros transportados en el mes --- 135.000
Viajes realizados en el mes --- 4.100
Kilometraje recorrido en el mes --- 2.050.000
Pasajero/kilómetro transportados en el mes… 41.890.000
Funcionarios --- 750
Flota total --- 192
Pasajeros transportados en el mes --- 135.000
Viajes realizados en el mes --- 4.100
Kilometraje recorrido en el mes --- 2.050.000
Pasajero/kilómetro transportados en el mes… 41.890.000
Traducido y recopilado por: Enrique Fernández (Montevideo - Uruguay)
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